Dokumen ini menjelaskan bagaimana Aplikasi Ruang Warga Kota Semarang mengelola, menggunakan,
dan melindungi data pribadi seluruh pengguna yang terlibat dalam pengelolaan dana operasional kelembagaan
masyarakat secara digital — mulai dari tingkat RT hingga Kecamatan.
1. Peran Pengguna dan Kegiatannya dalam Aplikasi
Aplikasi Ruang Warga digunakan oleh lima lapisan pengguna dengan fungsi yang berbeda-beda:
RT
Rukun Tetangga
Pengurus RT berperan sebagai pengaju dana operasional di tingkat paling bawah. Kegiatan yang dilakukan:
Membuat dan mengajukan permohonan dana operasional RT beserta Rencana Anggaran Pengeluaran (RAP).
Mengunggah dokumen persyaratan seperti SK Ketua RT, surat permohonan, dan RAP.
Mencatat realisasi penggunaan dana dan mengunggah bukti pengeluaran.
Memantau status pengajuan, saldo, dan riwayat transaksi miliknya sendiri.
Membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan dana kepada RW/Kelurahan.
RW
Rukun Warga
Pengurus RW berperan sebagai pengaju sekaligus koordinator di lingkup wilayah RW. Kegiatan yang dilakukan:
Membuat dan mengajukan permohonan dana operasional RW.
Mengunggah dokumen persyaratan seperti SK Ketua RW dan RAP tingkat RW.
Memantau rekapitulasi pengajuan dana seluruh RT di bawah koordinasinya.
Mencatat dan melaporkan penggunaan dana operasional RW.
KELURAHAN
Kelurahan
Petugas Kelurahan berperan sebagai pengelola dan penyetuju pengajuan dana di wilayahnya. Kegiatan yang dilakukan:
Menyetujui atau menolak pengajuan dana dari RT, RW, dan LPMK.
Menerbitkan dan mengelola Surat Keputusan (SK) pengurus RT/RW.
Memantau seluruh data pengajuan, saldo, dan realisasi dana di wilayah kelurahan.
Membuat laporan rekapitulasi penggunaan dana untuk diteruskan ke Kecamatan.
Mengelola data akun pengguna RT dan RW di lingkup kelurahannya.
KECAMATAN
Kecamatan
Petugas Kecamatan berperan sebagai pengawas dan pemegang akses monitoring tertinggi di tingkat kecamatan. Kegiatan yang dilakukan:
Memantau dan mengawasi seluruh data pengajuan dana dari semua kelurahan di wilayahnya.
Menyetujui atau menolak pengajuan yang diteruskan dari Kelurahan.
Mengakses rekapitulasi dan laporan penggunaan dana lintas kelurahan.
Melakukan audit terhadap riwayat transaksi dan dokumen pertanggungjawaban.
2. Data yang Dikumpulkan
Berikut adalah rincian data yang dikumpulkan dari masing-masing peran pengguna:
Kategori Data
Rincian
Dikumpulkan dari
Identitas Pengurus
Nama lengkap, nomor HP, jabatan (Ketua RT/RW, Sekretaris, Bendahara, Lurah, Camat, dll.)
Semua peran
Identitas Wilayah
Nomor RT, nomor RW, nama kelurahan, nama kecamatan
Semua peran
Dokumen Resmi
SK Ketua RT/RW, SK LPMK, surat permohonan dana, Rencana Anggaran Pengeluaran (RAP)
RT, RW, LPMK
Data Keuangan
Jumlah dana yang diajukan, rincian anggaran per pos kegiatan, saldo, riwayat pencairan
RT, RW, Kelurahan
Bukti Realisasi
Foto/dokumen bukti pengeluaran, laporan pertanggungjawaban, nota pembelian
RT, RW
Data Rekening
Nama bank, nomor rekening, nama pemilik rekening (untuk keperluan transfer dana)
RT, RW
Data Teknis
Alamat IP, waktu dan tanggal login, aktivitas penggunaan aplikasi (log audit)
Semua peran
3. Penggunaan Data
Memproses pengajuan, verifikasi, dan persetujuan dana operasional secara digital.
Mendukung transparansi dan akuntabilitas pengelolaan dana publik di tingkat RT/RW.
Memfasilitasi pelaporan berjenjang dari RT hingga Kecamatan.
Menghasilkan rekapitulasi dan laporan untuk keperluan administrasi pemerintahan.
Mendeteksi dan mencegah penyalahgunaan akun atau akses tidak sah.
4. Akses dan Kontrol Data Berdasarkan Peran
Peran
Data yang dapat diakses
RT
Hanya data akun, pengajuan, saldo, dan dokumen miliknya sendiri. Tidak dapat melihat data RT lain.
RW
Data akun RW sendiri dan rekapitulasi pengajuan RT-RT di bawah koordinasinya.
Kelurahan
Data lengkap semua RT, RW, dan LPMK dalam satu wilayah kelurahan, termasuk dokumen dan riwayat transaksi.
Kecamatan
Data rekapitulasi dan laporan dari seluruh kelurahan dalam wilayah kecamatan. Termasuk akses audit.
Data antar RT tidak dapat saling diakses. Setiap peran hanya dapat melihat data yang berada dalam lingkup wewenangnya sesuai hierarki kelembagaan.
5. Perlindungan Data
Seluruh komunikasi antara perangkat pengguna dan server menggunakan protokol enkripsi (HTTPS/TLS).
Kata sandi pengguna disimpan dalam bentuk terenkripsi dan tidak dapat dibaca oleh siapapun.
Pengguna diwajibkan membuat kata sandi yang kuat dan memverifikasi nomor HP melalui WhatsApp.
Log aktivitas pengguna dipantau untuk mendeteksi akses atau tindakan mencurigakan.
Akses admin sistem dibatasi hanya untuk petugas teknis yang berwenang.
6. Penyimpanan dan Retensi Data
Data disimpan di server resmi milik Pemerintah Kota Semarang dan tidak dipindahkan ke pihak ketiga.
Dokumen yang diunggah disimpan dalam sistem penyimpanan yang aman dan terbatas aksesnya.
Retensi data mengikuti aturan arsip pemerintah daerah dan ketentuan administrasi keuangan yang berlaku.
7. Hak Pengguna
Koreksi data: Pengguna berhak meminta koreksi atas data yang tidak akurat melalui Kelurahan atau Kecamatan setempat.
Akses data: Pengguna dapat meminta informasi mengenai data pribadinya yang tersimpan dalam aplikasi.
Penghapusan akun: Permintaan penonaktifan atau penghapusan akun dapat diajukan kepada Kelurahan dan tunduk pada ketentuan administrasi yang berlaku.
8. Perubahan Kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu mengikuti perkembangan regulasi dan kebutuhan sistem.
Pengguna akan diinformasikan melalui aplikasi apabila terdapat perubahan yang bersifat signifikan.
9. Kontak dan Pertanyaan
Jika Anda memiliki pertanyaan, permintaan koreksi data, atau aduan terkait privasi, silakan hubungi:
Petugas Kelurahan atau Kecamatan setempat.
Dinas Pemberdayaan Masyarakat, Perempuan dan Perlindungan Anak (DP3A) Kota Semarang.
Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik dan Persandian (Diskominfo) Kota Semarang.
Dengan mendaftarkan diri dan menggunakan Aplikasi Ruang Warga, Anda dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui Kebijakan Privasi ini.